¿Por qué se habla tanto de archivos? ¿Por qué se organizan foros y jornadas especialmente dirigidos a la gestión documental? ¿Qué tienen que ver los archivos con la transparencia y rendición de cuentas?
Primero, se debe señalar que existe obligación legal de que los servidores públicos documenten el ejercicio de sus facultades, funciones y competencias. Es decir, a través de los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, contratos, convenios, estadísticas, o bien, cualquier otro registro, es como podemos conocer cómo se actuó y cómo se ejerció el recurso público.
Entonces, cuando no se tienen los documentos debidamente gestionados es complicado acceder a ellos; un ejemplo lo representa la cantidad de días que tardan los sujetos obligados en dar contestación a las solicitudes de acceso a la información, porque no se localiza la información. O, aún peor, las declaraciones de inexistencia de la información, que significa que aquella no se encuentra en los archivos de la dependencia o entidad aun cuando se tengan facultades para contar con ella.
Así, los archivos cuentan el pasado de las instituciones, son la memoria institucional, pero también son prueba del actuar diario, por lo que no podemos hablar de acceso a la información, ni de protección de datos personales, sin archivos.
Y por eso se habla tanto de este tema, se insiste en concientizar a los servidores públicos para que cuiden, conserven y organicen los documentos. Tenemos una Ley General de Archivos que entra en vigor el próximo mes de junio, y con ello, la obligación de que se establezcan principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos.
No se trata de sótanos, ni de bodegas, se habla del conjunto organizado de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden.
De esta forma, cuando se cuenta con archivos se da pie a trámites más ágiles, acceso a los documentos para analizarlos, contrastarlos y con ello tomar decisiones; protección de datos personales y, sobre todo, garantiza el ejercicio del derecho a la verdad.
