Todas las autoridades buscan presumir ser transparentes, pero esta cualidad no se da por arte de magia o con sólo disfrazar su actuar.
Cuando se trata de transparencia, se habla de dos cuestiones: que exista un marco jurídico que regule el comportamiento de las autoridades y sancione las conductas indebidas, y que existan mecanismos para que las personas monitoreen y vigilen el actuar de aquellos.
De ello se advierte que la transparencia se transcribe en obligaciones a cargo de toda cosa pública, es decir, para que las autoridades puedan aludir a la transparencia tienen que estar dispuestos a: 1. Poner a disposición de las personas la información. 2. Establecer comunicación con aquellas, y 3. Rendir cuentas de la gestión. Lo que no se traduce en voluntad de querer hacer o no, de los servidores públicos, mucho menos de su estado de ánimo; se trata de dar cumplimiento a la ley.
Todo lo anterior requiere de un elemento imprescindible: tener el archivo debidamente organizado. ¿Por qué? Porque la información se traduce en documentos, mismos que serán los que tienen que ponerse a disposición de las personas –los soliciten o no– y, finalmente, en ellos se traslada cada una de las actividades que se realizan a diario, en atención a las facultades concedidas a cada servidor público, lo que a su vez permitirá rendir cuentas.
De esta forma, los archivos representan el sostén de las instituciones y la información contenida en los documentos se vuelve un factor determinante para la eficiencia, la toma de decisiones y el ejercicio de derechos diversos.
Por tanto, para que las administraciones puedan tener capacidad de respuesta y funcionar de manera eficiente, requieren de archivos y sistemas confiables para ofrecer información veraz y oportuna.
Lamentablemente, en México hay una falta de atención a los acervos documentales: la mayoría de los archivos de trámite, concentración e históricos, no tienen un espacio para su organización, ni mobiliario apto y suficiente, ni equipo; tampoco se cuenta con personal capacitado, y existe una carencia de métodos y técnicas para la conservación, clasificación, ordenamiento y difusión de los instrumentos de control y consulta documental.
Y precisamente, de la importancia de la gestión de archivos, ahora nos damos cuenta en Michoacán; las administraciones próximas a salir, como son los ayuntamientos, se encuentran elaborando sus entregas-recepción; sin embargo, el descuido de sus archivos ahora les cobra las cuentas, y ha resultado un martirio organizar los documentos que tienen que entregar a quienes resulten vencedores en la próxima jornada electoral.
Por ello, como servidores públicos, siempre debemos tener presente que los documentos que generamos día a día no son propios, ni de la entidad para la que se trabaje, son de todas las personas, y éstas pueden solicitarlos cuando lo deseen para conocer cómo se ha ejercido el recurso público y también si ese ejercicio ha beneficiado a su comunidad o si sólo se gastó de manera irracional. Por lo que siempre deberá prevalecer, seguir al pie de la letra, los protocolos para su organización y conservación.
Lo señalo, porque la adecuada gestión y el manejo de los archivos es indispensable en toda administración si se busca la legitimidad social.
