El pasado 12 de enero de 2020, los medios de comunicación hicieron saber del incendio registrado en las oficinas de la Delegación Regional de la Secretaría de Educación en el Estado de Jalisco; consecuencia del siniestro, el fuego consumió documentos del archivo general de la Secretaría.
Al respecto, la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia emitió un pronunciamiento exigiendo a las autoridades la realización de las investigaciones y peritajes correspondientes donde se precisen las causas del siniestro que provocó la pérdida de tan importante acervo archivístico.
También, la Comisión aludida hizo un llamado a los sujetos obligados a implementar las políticas de seguridad físicas y ambientales necesarias para mantener a salvo e íntegros los documentos, al constituir una obligación que establecen tanto la Ley General de Archivos como los Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos que emitió el propio Sistema Nacional de Transparencia (entre muchas otras leyes y decretos).
Se entiende que la mayoría de los sujetos obligados carecen de recursos económicos para adquirir mobiliario incombustible, e incluso la instalación de sistemas de detección automática de humos es casi impensable. Sin embargo, podemos implementar otras medidas de seguridad con la finalidad de evitar la pérdida de documentos derivada de un incendio en los archivos.
Al respecto, el Archivo General de la Nación ha emitido directivas que nos señalan disposiciones específicas viables de cumplimiento y poco o nada costosas; en este caso hago alusión a la Directiva 002-2008-AGN/DNAH-DC, que nos recomienda:
1. No sobrecargar los tomacorriente y verificar su estado de conservación.
2. Desactivar de manera general el sistema eléctrico al término de la jornada laboral.
3. Evitar el empleo de materiales combustibles: alfombras, tapices, estantes de madera o cualquier otro elemento que facilite la propagación del fuego.
4. La prohibición de fumar en los archivos.
5. Evitar el uso de artefactos eléctricos en los repositorios documentales: hervidores de agua, estufas, como ejemplo.
6. Contar con la cantidad necesaria de extintores, distribuidos estratégicamente.
7. Ante cualquier anomalía o deterioro en las instalaciones eléctricas o en los sistemas de detección de incendios, comunicarlo al área de mantenimiento de la institución.
8. Realizar, como mínimo una vez al año, un simulacro de incendio en el archivo, con la participación de todo el personal.
9. Elaborar una lista de los documentos vitales, a fin de priorizar su evacuación en caso de siniestro.
10. Mantener actualizados los números telefónicos de los contactos de emergencia: bomberos, funcionarios responsables del archivo.
11. Los cableados con más de 15 años de antigüedad deben ser materia de verificación de un electricista.
12. Contar con sistemas automáticos de interrupción eléctrica, para evitar los cortos circuitos por sobrecarga.
Por otro lado, cada sujeto obligado tiene necesidades específicas, derivado de diferencias de espacios físicos donde resguardan los documentos, distintas condiciones ambientales y mobiliario; por tanto, además de vigilar cumplir con disposiciones generales como las mencionadas, es recomendable generar un Plan Específico para la Prevención de Siniestros por Incendio en Archivos que permita cuidar los documentos de aquellas particularidades que presenten los archivos de cada sujeto obligado.
Finalmente, que todos aquellos que tengan a su cargo archivos, tengan el conocimiento de que el Archivo General de la Nación, la Comisión de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia, los archivos estatales y los órganos garantes locales, como el Imaip (Instituto Michoacano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales), pueden asesorarlos y brindarles herramientas que les faciliten implementar las medidas de seguridad necesarias para conservar de manera adecuada los documentos y, ante todo, prevenir algún siniestro con motivo de un incendio.
