Sabemos que hay datos personales sensibles, que son aquellos que se refieren a la esfera más íntima de su titular, o cuyo uso indebido puede generar discriminación o conllevan un riesgo grave para el titular; por ejemplo, el estado de salud presente o futuro, creencias religiosas, opiniones políticas, preferencia sexual. Lo anterior significa que todos aquellos que tratan estos datos deberán implementar las medidas necesarias para garantizar a su titular su debido cuidado.
Por otro lado, ya se ha escrito en esta columna sobre los archivos históricos, en los que se organizan documentos que constituyen la memoria institucional y que, sobre todo, es materia de análisis para estudiantes e investigadores para hacer valer otros derechos humanos, como el de acceso a la información, cuya principal característica es que todo archivo histórico es público, es decir, no te pueden negar documentos con la justificación de que están clasificados por ser confidenciales.
Entonces, ante estos dos escenarios, ¿qué sucede cuando tenemos documentos que contienen datos personales sensibles (que tienen que ser resguardados) y a la vez se determina su conservación permanente por tener valor histórico (un espacio público)?
La Ley General de Archivos establece que todos aquellos documentos que contienen datos personales sensibles deben conservar tal carácter, pero no en un archivo histórico, sino en el archivo de concentración, por un plazo de 70 años, a partir de la fecha de creación del documento, y serán de acceso restringido durante dicho plazo.
¿Por qué estos documentos no pueden transferirse a un archivo histórico? Porque, como se señaló, en estos archivos no puede existir restricción alguna de la información, ni por cuestiones de reserva ni por cuestiones de confidencialidad.
Lo anterior es sumamente importante que se conozca porque, en caso de transferirse los documentos con datos personales sensibles a un archivo histórico, toda persona tendría acceso a ellos y esto podría generar un daño irreparable al titular de los mismos.
En ese entendido, los responsables de archivos deben analizar cuidadosamente los documentos antes de remitirlos al archivo histórico, pues si se advierte la existencia de datos personales sensibles en los mismos, aunque los documentos tengan un valor histórico, tendrán que aguardar un tiempo antes de poder ser consultados sin restricción alguna.
