areli navarrete mimorelia

En el momento en que la pandemia de Covid-19 exigió que las personas trabajaran desde casa, el servicio público ha enfrentado un gran reto: la falta de documentos digitalizados para cumplir con su deber fuera de la oficina.

Lo cierto, es que pese a que es obligación legal que todos los que reciben y ejercen recurso público mantengan los documentos organizados, aún son pocos los Sujetos Obligados que tienen lo que la Ley General de Archivos denomina como “Archivos”.

Sigue predominando la falta de gestión documental, seguimos viendo las oficinas con escritorios repletos de pilas de papeles; aun cuando todo estudio, investigación y buenas prácticas han demostrado que con aquella se agiliza la tramitación administrativa, se reducen significativamente gastos, se mejora la calidad de los servidos ofrecidos y, se garantiza la transparencia y rendición de cuentas.

Aunado a lo anterior, se ha venido insistiendo en que en ese procedimiento se promueva la digitalización de la información, porque es un paso a favor de la conservación de los documentos, se facilitan las búsquedas, se genera el acceso seguro y rápido a los mismos, al aumento de productividad, reducción de tiempos de trabajo que pueden invertirse en otra actividad, en fin, a mejorar en general toda administración. Y que sin duda, si se hubiera implementado a tiempo, esta emergencia sanitaria hubiera tenido un menor impacto para los servidores públicos en el cumplimiento de sus facultades.

Sin embargo, no podemos hablar de digitalización de documentos, cuando toda esa información que se ha generado con motivo del ejercicio de las funciones y atribuciones de los sujetos obligados no está organizada.

Y justo es lo que está pasando ahora, los servidores públicos necesitan de los documentos para continuar con sus actividades, por lo que han recurrido a la digitalización de los que tienen en la oficina para seguir con el trabajo en casa; acción que se está realizando sin contemplar procedimiento alguno. Por lo que ahora no sólo se tienen desordenadas las oficinas, sino que también se tiene un caos integrado por documentos digitalizados.