En qué nos beneficia la nueva Ley General de Archivos

El tema de la semana es la recién publicada Ley General de Archivos; para ser exactos, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el 15 de junio de este año.

Pero existe mucha incertidumbre hacia la misma, porque las personas no conocen por qué es tan relevante y festejada su publicación, ya que se piensa que en la práctica poco les resultará útil y/o mejorará su vida y contexto social.

Esta nueva ley (que entrará en vigor en un año) establece los principios y bases generales para la organización y conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de cualquier autoridad en territorio nacional, lo que beneficiará en muchos sentidos; menciono algunos:

1. La ley señala que se deberá procurar el resguardo digital de los documentos, lo que implica que cuando los michoacanos busquen renovar algún trámite (sea municipal o estatal), ya no tendrán que presentar los mismos documentos cada año, lo que incluso puede traer ventajas económicas, pues evitará hacer el trámite de documentos oficiales con los que ya cuente la autoridad.
2. En materia de salud, a veces representa un problema la localización de expedientes, o no se conoce cómo se deben conservar o por cuánto tiempo, cuestiones que la ley también precisa, por lo que se espera que no sólo se mantengan los expedientes clínicos debidamente archivados, sino que también –como es ideal– se digitalicen a fin de evitar perder horas en integrar el expediente cada que se tiene una consulta.
3. Actualmente, cuando se presenta una solicitud de acceso a la información, a veces la búsqueda del documento solicitado implica un martirio, porque se tiene que recurrir a buscar el archivo en todos lados. Con la entrada en vigor de la ley, todas las autoridades tendrán que tener sus archivos en orden, lo que permitirá que se dé respuesta a las solicitudes de forma más expedita.
4. También, hoy en día, muchas autoridades no saben qué documentos tienen en sus archivos, por lo que cuando se pide un documento que corresponde a una administración anterior, es complicado saber si realmente existe o no y, como se señaló, la búsqueda en cajas resulta agobiante. Ahora, la ley exige tener cuadros generales de clasificación archivística, catálogos de disposición documental e inventarios documentales, lo que permitirá ubicar con facilidad cualquier documento.
5. Otro punto importante a resaltar es que los documentos deben tener controles y custodia para evitar su robo, y también ya podemos despreocuparnos de que algún documento, propio o no, sea ocultado, sustraído, destruido o inutilizado por las autoridades, porque la Ley General de Archivos sanciona a las personas que cometan dichas conductas, con una pena de 3 a 10 años de prisión y una multa que va de los 241,800 a 403 mil pesos que deberá pagarse de su bolsillo.

Estas son algunas de las ventajas que esta ley proporciona; seguro serán muchas más, porque los archivos no sólo permiten a las autoridades tomar sus decisiones y plasmar en documentos los acuerdos tomados, sino también facilita a las personas ejercer otros derechos humanos.