La Ley General de Archivos estableció un plazo de seis meses, a partir de su entrada en vigor, para que los sujetos obligados implementaran su sistema institucional.

Esto significa que si la ley entró en vigor el 15 de junio de 2019, el término establecido para conformar el sistema el 15 de diciembre de este año.

Integrar el sistema institucional es complicado, porque implica dejar atrás el mal manejo de los documentos para que, a través de la coordinación, organización, procesos, procedimientos y criterios, la información que se genera se gestione de manera adecuada.

De esta forma, cada sujeto obligado tiene que designar a quien va a coordinar los trabajos a su interior, y qué persona va a representar a cada una de sus áreas, lo que hará posible que la gestión documental realmente se materialice a través del respeto al ciclo de vida de los documentos; es decir, aquellos con un importante valor podrán ser remitidos a archivos históricos, para ser consultados, sin restricción alguna de información, por todas las personas, y con aquellos que no tengan ese valor se deberá proceder a darlos de baja, pero con procedimientos que permitan tener claro qué documentos existieron y por qué ya no pasan a formar parte de la memoria de dicho sujeto obligado.

Así como son sujetos obligados todos los que reciben y ejercen recursos públicos, los partidos políticos tienen dicha calidad, por lo que en esta ocasión hago alusión a los partidos Movimiento Ciudadano, PAN, PRI y PRD, con registro en Michoacán, porque en tiempo y forma tomaron protesta a los integrantes de estos sistemas; por su parte, el Partido Verde también designó a quienes cumplirán estas importantes funciones e integrarán su sistema en próximos días.

Esto es importante porque los documentos son los que hacen constar los hechos, los que nos hacen conocer la verdad, los que hacen posible la rendición de cuentas y nos permiten tomar decisiones y, con ello, ejercer otros derechos, como el de votar.

Por ello, la debida gestión documental –además de ser una obligación legal– representa una herramienta crucial para los partidos políticos: aquellos que velen por archivos organizados y conservados se verán recompensados con la confianza ciudadana.