A partir de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos, en junio de 2019, todos aquellos responsables de documentos se han preocupado y ocupado en cumplir con la legislación que determina como obligación –una de muchas– organizar y conservar los documentos.

Esto generó pánico en algunos de los sujetos obligados porque la manera en que se venían organizando los documentos se basaba en el autoaprendizaje; porque hasta la fecha, los archivos no son la prioridad.

Por lo que la capacitación, formación y herramientas con las que cuentan los responsables de aquellos, se integra en lo poco o mucho que se logra investigar respecto a la materia y, en ocasiones, se ha visto la necesidad de comprar materiales y herramientas con recursos monetarios propios de los archivistas.

Ahora, la Ley General aludida nos obliga a poner atención en los documentos, a recordar su valor, no sólo como aquellos que conforman la memoria histórica de las instituciones, sino como aquellos indispensables para rendir cuentas y combatir la corrupción. Y eso implica que todas las dependencias, instituciones, partidos políticos y, en general, todos aquellos que poseen archivos deberán atender a la brevedad las disposiciones generales que establece la ley.

¿Cómo empezar cuando tenemos décadas “organizando” los documentos a nuestra manera? A través de los sistemas institucionales de archivos, los cuales de manera lógica se establecen como la primera obligación a cumplir, porque esto permitirá que una persona coordine y que las áreas coadyuven a una verdadera gestión documental. El plazo para contar con dicho sistema (que debe tener cada sujeto obligado) ya venció el 15 de diciembre de 2019; sin embargo, el Consejo Nacional de Archivos, órgano de coordinación del Sistema Nacional de Archivos, señaló en el comunicado del 16 de diciembre de 2019 que es de suma importancia considerar que la implementación de los sistemas requiere adecuaciones funcionales, modificaciones en la organización e incluso afectaciones en el presupuesto (ante la creación de plazas) y que los sujetos obligados han presentado dificultades para instalar los mismos, por lo que se consideró desproporcional que se exija en este momento el funcionamiento íntegro de los sistemas institucionales. Esto no significa que se establecerán nuevos plazos para el cumplimiento de esta obligación de la ley; caso contrario, se debe dar prisa a la instalación y funcionamiento íntegro de los sistemas, cuya falta de integración solo podrá justificarse de manera fundada y motivada, ante la necesidad de más tiempo, ya sea por algún cambio de estructuras o incluso por motivos del presupuesto.