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En junio de 2019 entró en vigor la Ley General de Archivos, la cual tiene por objeto establecer principios y bases generales para organizar, conservar, administrar y preservar los archivos de los sujetos obligados señalados por la misma.

Por lo tanto, la pregunta es ¿quiénes son estos sujetos obligados? Respuesta importante de conocer, porque la Ley General estipula cuáles son las obligaciones con las que se tiene que cumplir, como es organizar y conservar los archivos; por lo que aquellos que no cumplan podrán ser acreedores a una sanción administrativa.

Así, de manera errónea se ha dicho que los sujetos obligados de la ley son solo aquellos que han venido trabajando en sus archivos históricos; sin embargo, lo cierto es que todos los que reciben y ejercen recursos públicos o realizan actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios, son sujetos obligados determinados por la ley y, por lo tanto, cada uno de ellos debe contar con sus archivos de trámite, de concentración e históricos.

En otras palabras, y como lo señala expresamente la Ley General aludida, es sujeto obligado cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la federación, las entidades federativas y los municipios.

¿Por qué? Recordemos que, en primer término, el artículo 6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos dice que los sujetos obligados deberán documentar todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones; de esta forma rendimos cuentas del recurso público que se ejerce. Luego, el mismo artículo establece que todos esos documentos generados se deben preservar en archivos administrativos actualizados.

En ese orden de ideas, todos los que reciben y ejercen recursos públicos o realizan actos de autoridad tienen que documentar lo que hacen y estos documentos se tienen que administrar, organizar y conservar en archivos.

Por lo tanto, es incorrecto señalar como sujetos obligados a “aquellos que han venido trabajando o tienen archivos históricos” porque, en sí, todos deben tenerlos, además de los respectivos de trámite y concentración.

Lamentablemente, la cultura de la gestión documental recién recobra importancia con la entrada en vigor de esta Ley General, y han sido arduas las jornadas de concientización para hacer saber que todos –indiscutiblemente todas las personas que forman parte de cualquiera de los sujetos obligados mencionados– integramos uno de cualquiera de los tres archivos señalados, ya sea porque nuestra labor diaria constituye el acordar los documentos que llegan día a día (archivo de trámite), o porque de nuestra labor dependen aquellos archivos que son transferidos por las áreas productoras, cuyo uso y consulta es esporádica (archivo de concentración) y/o porque trabajamos con documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, estatal o municipal (archivo histórico).