Los documentos resultan indispensables para que las personas ejerzan derechos humanos, como es el de acceso a la información. Así, todo el cúmulo de documentos que generan aquellos que reciben recursos públicos constituye el resultado del ejercicio de facultades que, finalmente, deben estar al escrutinio público.
Para ello es necesario que los documentos se encuentren debidamente organizados, ya que de lo contrario es difícil y tardado localizar lo solicitado; por esta razón, la Ley General de Archivos obliga a que se respeten los procesos de gestión documental, que incluyen la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos que establezcan el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables.
La pregunta es ¿quién tiene la obligación de revisar que se cumpla con lo señalado en la Ley General de Archivos? Al respecto, la propia legislación señala que son los órganos internos de control y sus homólogos en la federación y las entidades federativas quienes vigilarán su estricto cumplimiento. Incluso, se establece la obligación de que se integren auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo.
Por lo tanto, los contralores –y sus homólogos– tendrán que establecer mecanismos que permitan la realización de estos procesos, que ante todo detecten riesgos y permitan instalar prácticas preventivas, porque lo que se busca es que los sujetos obligados materialicen la debida gestión documental; no así que se impongan sanciones por pérdida de documentos (como ejemplo), lo que en nada contribuye a las personas que quieren conocer cómo se ejerce el recurso público que deriva de sus impuestos.
